Dokumenty

Regulamin świadczenia usług psychologicznych

Kraków, 16 września 2026 r.

Usługi psychologiczne świadczone są przez posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie zawodowe psychologów działających w strukturze organizacyjnej firmy: Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin [dalej Gabinet] adres: ul. Henryka Wieniawskiego 60, 31-436 Kraków, działającego na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej [CEDIG], numer ewidencji podatkowej NIP 6762727560, numer ewidencji statystycznej REGON 545691686.
Usługi świadczone są w zakresie: diagnostyki, psychoterapii, poradnictwa terapii grupowej i indywidualnej, dla dzieci, młodzieży oraz dorosłych [dalej zbiorczo określani, jako Klient lub Uczestnik]. Gabinet nie prowadzi konsultacji i terapii w stanach kryzysowych.
Gabinet Psychologiczny SYNAPTIO Łukasz Kacwin nie jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 15.04.2011 r. o działalności leczniczej i nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) prowadzonym przez Wojewodę Małopolskiego.
Usługi świadczone są w gabinetach stacjonarnych zlokalizowanych w Krakowie przy ul. Wieniawskiego 60. Zamawianie wizyt (usług) następuje przez dostępny całodobowo elektroniczny system rejestracji wizyt dostępny na stronie www.synaptio.pl.
MAŁOLETNI, OSOBY UBEZWŁASNOWOLNIONE. W przypadku osób małoletnich oraz osób nieposiadających pełnej zdolności do czynności prawnych (np. częściowo ubezwłasnowolnionych), usługi świadczone są na podstawie dyspozycji rodzica lub opiekuna prawnego. W przypadku sprzeciwu drugiego rodzica co do świadczenia usług, ich częstotliwości, Gabinet ma prawo do wstrzymania się od wykonywania usług do czasu uzyskania pisemnej zgody drugiego rodzica.
Skan oświadczenia zawierającego zgodę, o której mowa powyżej, należy wysłać na adres mailowy kontakt@synaptio.pl. Oryginał (wydruk) oświadczenia musi zostać dostarczony podczas wizyty. Formularz zgody udostępniamy na życzenie — prośba na adres kontakt@synaptio.pl. W przypadku nieprzedłożenia zgody świadczenie dalszych usług (np. konsultacji, wizyt, terapii) nie będzie możliwe. Kwoty wpłacone za świadczenia, które nie zostały wykonane, podlegają zwrotowi na rachunek, z którego dokonano płatności, w terminie czternastu dni. Zwrotowi nie podlegają kwoty za wizyty już odbyte.
PRAWO ODSTĄPIENIA. Umowa o świadczenie usługi zawierana przez system rezerwacji jest umową zawieraną na odległość. Klientowi będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od niej w terminie czternastu dni od dnia zawarcia, bez podania przyczyny, przez oświadczenie złożone na adres kontakt@synaptio.pl; opłata jest wówczas zwracana w terminie czternastu dni na rachunek, z którego dokonano płatności. Zaznaczając przy rezerwacji pole z wnioskiem o wykonanie usługi w wybranym terminie, Klient wnosi o rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu odstąpienia; po wykonanej wizycie prawo odstąpienia nie przysługuje (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta), a przy odstąpieniu w trakcie cyklu zajęć Klient ponosi koszt świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia, na zasadach opisanych w punktach o zajęciach grupowych. Prawo odstąpienia jest niezależne od zasad odwoływania pojedynczych wizyt opisanych w Regulaminie.
Wykonujący świadczenie psycholog/terapeuta samodzielnie decyduje o metodzie pracy terapeutycznej, zgodnie z przyjętymi standardami i zasadami etyki zawartymi w Kodeksie Etycznym Polskiego Towarzystwa Psychologicznego.
OCHRONA MAŁOLETNICH. W przypadku powzięcia przez świadczących na rzecz Zleceniodawcy Zleceniobiorców (terapeutów, psychologów) podejrzenia, że dziecko jest krzywdzone, lub zgłoszenia takiej okoliczności przez dziecko lub opiekuna dziecka, Zleceniobiorca ma obowiązek sporządzenia notatki służbowej i przekazania jej Zleceniodawcy. Notatka może zostać sporządzona na piśmie lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zleceniobiorca w oparciu o treści zawarte w notatce podejmuje działania, a w szczególności powiadamia odpowiednie organy i instytucje, o zgłoszonej przez dziecko lub zauważonej krzywdzie.
ZAŚWIADCZENIA O NIEKARALNOŚCI. Każdy z terapeutów, stażystów czy świadczący usługi jakiegokolwiek rodzaju przed zawarciem ze Zleceniodawca umowy i/lub przystąpieniem do świadczenia usług musi przedłożyć zaświadczenie o niefigurowaniu w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i pozyskaniu zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
KONSULTACJE MEDYCZNE. Gabinet ma prawo – w uzasadnionych aktualnym stanem psychicznym Klienta – może zażądać od Klienta odbycia konsultacji psychiatrycznej, a także – w przepadkach wskazanych w przepisach ustawy o zawodzie psychologa i Kodeksie Etyki tego zawodu, odmówić dalszego świadczenia usług.
PRAWO ODMOWY. Gabinet ma prawo odmówić przyjęcia Klienta, jak również zaprzestać świadczenia dalszych usług w przypadku zaistnienia konfliktu interesów, uznania braku odpowiednich kompetencji lub innej, przewidzianej w przepisach ustawy o zawodzie psychologa oraz Kodeksie Etyki uzasadnionej przyczyny, a także w przypadku łamania przez Klienta zasad świadczenia usług, stwarzania przez niego poczucia zagrożenia dla wykonującego świadczenie czy naruszania przez Klienta powszechnie przyjętych zasad etyki i zachowania.
Odmowa odbycia wizyty czy wykonania zamówionych świadczeń, o której mowa powyżej, może następować w szczególności w przypadku: agresji słownej lub fizycznej wobec wykonującego świadczenie albo nękania go w inny sposób, częstego odwoływania wizyt lub przesuwania ich terminów, stawiania się na wizyty w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających lub psychotropowych, a także wyrządzania swoim działaniem szkody w interesach Gabinetu lub wykonującego świadczenie. W przypadku zaistnienia takich sytuacji wniesiona przez Klienta opłata nie podlega zwrotowi, a Gabinet i świadczący usługę psycholog sporządzają na tę okoliczność oświadczenia, w których podają fakt i przebieg sytuacji, która spowodowała odmowę.
POUFNOŚĆ. Świadczenie usług (np. prowadzenie terapii) następuje przy zachowaniu pełnej poufności pozyskanych w ich trakcie informacji. Prowadzący terapię nie ujawnia rodzicowi albo opiekunowi prawnemu informacji pozyskanych w trakcie terapii informacji, chyba że będzie to konieczne dla dalszego prowadzenia terapii albo będzie stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa Klienta (np. małoletniego) lub jego rodzica, bliskich lub opiekuna prawnego. W takim przypadku prowadzący terapię (wizytę) psycholog ma prawo powiadomić odpowiednie służby w celu zapobieżenia niebezpieczeństwu utraty życia lub zdrowia Klienta lub osób trzecich.
ZAŚWIADCZENIA. Gabinet i prowadzący terapię - wydaje na żądanie Klienta lub jego rodzica albo opiekuna prawnego, zaświadczenie o fakcie korzystania z pomocy psychologicznej, rodzaju świadczeń i ich częstotliwości.
ZAMAWIANIE WIZYT. Zajęcia, sesje, wizyty oraz pozostałe usługi świadczone przez Gabinet, umawiane są (rezerwowane) wyłącznie za pomocą elektronicznego system rezerwacji wizyt, zamieszczonego na stronie internetowej synaptio.pl, w miarę dostępnych terminów.
Na stronie internetowej Gabinetu prezentowane są m.in.: rodzaje świadczonych usług, stawki za ich wykonanie, formularze rejestracyjne, Regulamin Świadczenia Usług Psychologicznych oraz osoby psychologów, terapeutów z podaniem informacji o ich wykształceniu, stopniu naukowym, nazwie ukończonej uczelni, specjalizacji, doświadczeniu zawodowym.
Wybór przez Klienta osoby psychologa, terapeuty oraz rodzaju usługi, następuje poprzez aktywację przycisku pn. „zamów wizytę”. Po jego aktywacji, wypełnieniu formularza wizyty oraz jej opłacenia wizyty, Klient otrzymuje na wskazanego przez siebie maila i/lub numer telefonu komórkowego wiadomość potwierdzającą dokonanie rezerwacji i opłacenie wizyty.
Przed aktywacją przycisku „zamów wizytę” Klienta ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu, zasadami polityki prywatności i zaakceptowaniem ich w ich pełnej treści. Brak akceptacji oznacza brak możliwości zamówienia usługi (wizyty).
Kontakty Klienta z Gabinetem, jak również kontakty Gabinetu z Klientem w celu umówienia wizyty, przesunięcia jej terminu albo jej odwołania na stepują poprzez wiadomości wysyłane i odbierana z elektronicznego systemu rezerwacji wizyt, na podany przez Klienta adres poczty elektronicznej i/lub numer telefonu komórkowego. Kontakt Gabinetu lub prowadzącego terapię w innej formie, np. w drodze bezpośredniej rozmowy telefonicznej może mieć miejsce jedynie w sytuacjach nagłych, kiedy skuteczne powiadomienie za pośrednictwem wiadomości generowanych z sytemu byłoby niemożliwe lub mało prawdopodobne. W ramach obsługi rezerwacji Gabinet wysyła na podany numer telefonu i adres e-mail przypomnienia o terminie wizyty (w przeddzień i w dniu wizyty), bez treści dotyczących zdrowia, oraz po zakończonej usłudze jedną prośbę o opinię. Z przypomnień i prośby o opinię można zrezygnować w każdej chwili jednym zgłoszeniem na adres kontakt@synaptio.pl. Wiadomości o charakterze marketingowym Gabinet wysyła wyłącznie za odrębną zgodą.
CZAS WIZYTY. Czas wykonywania poszczególnych świadczeń (np. wizyt, czy terapii grupowych) podawany jest na stronie internetowej Gabinetu synaptio.pl, przy czym standardowy czas trwania wizyty (spotkania z Klientem) wynosi 50 minut.
ZAJĘCIA GRUPOWE. W przypadku zajęć organizowanych w grupach, w tym w grupach zamkniętych, rezerwacja dotyczący zajęć odbywanych w całym cyklu. Nie jest możliwe – poza przypadkami wskazanymi wprost w Regulaminie - zamawianie czy rozliczanie pojedynczych zajęć danego cyklu. Na stronie internetowej Gabinetu podawane są informacje dot. zajęć grupowych poprzez wskazanie ich przedmiotu, ilości godzin (spotkań), ich częstotliwości oraz kosztu udziału w całym cyklu zajęć.
Uczestnicy zajęć grupowych są dobierani w procesie kwalifikacji prowadzonym przez terapeutów, a grupa po rozpoczęciu cyklu pracuje w ustalonym i zamkniętym składzie. Ze względu na charakter prowadzonych zajęć (zamknięta grupa), „niewykorzystane” przez Uczestnika pojedyncze zajęcia (spotkania) nie są w żaden sposób rozliczane – tzn. nie jest zwracana Uczestnikowi jakakolwiek kwota z powodu nieskorzystania z zajęć. Uczestnik zajęć grupowych nie może przekazać innemu uczestnikowi prawa do skorzystania zamiast niego z zajęć danego cyklu. W szczególności nieobecność na pojedynczym spotkaniu, z powodu choroby czy innej usprawiedliwionej przyczyny, nie uprawnia do żądania zwrotu części opłaty, odbycia spotkania w innym terminie czy przeniesienia do innej grupy lub kolejnej edycji.
Zgłoszona przez Uczestnika rezygnacja z zajęć na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem cyklu uprawnia do zwrotu pełnej opłaty. Przy rezygnacji zgłoszonej później, ale przed rozpoczęciem cyklu, Gabinet zwraca opłatę pomniejszoną o koszty poniesione w związku z przygotowaniem miejsca w grupie, nie więcej jednak niż 20% opłaty; jeżeli zwolnione miejsce zajmie inny uczestnik, zwrot jest pełny. Przy rezygnacji w trakcie cyklu Gabinet zwraca część opłaty odpowiadającą spotkaniom przypadającym po upływie 14 dni od zgłoszenia rezygnacji; opłata za spotkania odbyte oraz przypadające w tym okresie nie podlega zwrotowi, ponieważ miejsce w zamkniętej grupie pozostaje zarezerwowane. Powyższe nie uchybia uprawnieniom wynikającym z ustawy o prawach konsumenta.
Jeżeli z przyczyn niezależnych od Uczestnika wystąpi trwała przeszkoda uniemożliwiająca dalszy udział w cyklu, Gabinet może — po przedstawieniu dowodów potwierdzających tę okoliczność — zwrócić część opłaty odpowiadającą niezrealizowanym spotkaniom, liczonym od dnia zgłoszenia przeszkody.
W przypadku odwołania spotkania lub całego cyklu przez Gabinet, Uczestnik otrzymuje zwrot opłaty za niezrealizowane świadczenia albo może wybrać termin zastępczy.
OPIEKA NAD DZIECKIEM NA ZAJĘCIACH GRUPOWYCH. Dziecko uczestniczące w zajęciach grupowych pozostaje pod opieką prowadzącego zajęcia od chwili przekazania go prowadzącemu w sali zajęć do chwili odebrania go po zakończeniu zajęć. Przed rozpoczęciem zajęć i po ich zakończeniu, w tym w poczekalni i w częściach wspólnych budynku, dziecko pozostaje pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego; Gabinet nie prowadzi poczekalni z opieką. Dziecko wydawane jest wyłącznie rodzicowi, opiekunowi prawnemu albo osobie pełnoletniej upoważnionej przez nich pisemnie; wzór upoważnienia dostępny jest na stronie synaptio.pl/upowaznienie. Rodzic lub opiekun prawny odbiera dziecko punktualnie po zakończeniu zajęć i pozostaje dostępny telefonicznie w ich trakcie.
UBEZPIECZENIE NNW. Gabinet nie zapewnia uczestnikom zajęć ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków. Zajęcia grupowe są zajęciami pozaszkolnymi; ubezpieczenie NNW zawarte przez szkołę lub przedszkole dziecka zwykle obejmuje ochroną całą dobę, także poza placówką, o czym rodzic lub opiekun prawny może upewnić się u swojego ubezpieczyciela. Gabinet posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności.
ROZLICZENIA FINANSOWE. Rozliczenia finansowe z tytułu wykonywanych przez Gabinet usług dokonywane są wyłącznie za pośrednictwem bramki płatniczej „Przelewy24", w chwili zamawiania usługi (wizyty). Bramka obsługuje płatność BLIK, kartą płatniczą, przelewem online oraz Apple Pay i Google Pay. Gabinet nie przyjmuje płatności gotówką, płatności BLIK na telefon, ani przelewów dokonywanych bezpośrednio na rachunek bankowy Gabinetu z pominięciem bramki płatniczej.
OPERATOR PŁATNOŚCI. Operatorem kart płatniczych jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068.
Stawki za świadczenie poszczególnego rodzaju usług podane są na stronie internetowej Gabinetu www. synaptio.pl Podane kwoty są kwotami brutto, tzn. że zawierają wszystkie ewentualne podatki i opłaty z tytułu wykonywania świadczeń objętych umową (np. VAT). Podane stawki są jednakowe dla każdego ze świadczących usługo psychologów. Zmiana stawek następuje poprzez podanie ich nowej wielkości na wskazanej wyżej stronie internetowej na czternaście dni przed dniem ich wejścia wżycie. Zmiana stawek nie stanowi zmiany Regulaminu Świadczenia Usług Psychologicznych ani też nie może być poczytywana za zmianę umowy czy ustaleń z Klientem w przypadku, gdy Klient korzysta z usług Gabinetu w sposób systematyczny. Niezależnie od powyższego, Gabinet informuje, że w procesie zamawiania usługi (wizyty) zawsze jest podawana aktualnie obowiązująca stawka jej wykonanie.
W przypadku odwołania wizyty przez Klienta na dłużej niż 24 godziny przed jej terminem, jak również w przypadku odwołania wizyty przez Zleceniodawcę z powodu zaistnienia przypadku siły wyższej, awarii sprzętu elektronicznego i/lub przerw w dostawie mediów lub połączeń internetowych, Klient otrzymuje zwrot całości wpłaconej kwoty. Zwrot wpłaconej kwoty następuje za pomocą systemu Przelewy24 na rachunek, z którego wpłynęła płatność.
Przez „siłę wyższą” rozumie się zdarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne, którego skutkom nie można zapobiec, a w szczególności: wojnę, stany klęski żywiołowej oraz innego rodzaju stany nadzwyczajne, epidemie. zamieszki i strajki, a w szczególności te, wskutek których zostanie unieruchomiona lub ograniczona komunikacja.
W przypadku odwołania wizyty przez Klienta na krócej niż 24 godziny przed jej terminem, wpłacona przez Klienta kwota nie podlega mu zwrotowi.
W przypadku stawienia się Klienta z opóźnieniem, czas wizyty nie ulega przedłużeniu, a wniesiona przez Klienta opłata nie jest zmniejszana.
Zmiana terminu wizyty bez konieczności ponoszenia opłaty jest możliwa, gdy następuje na 24 godziny przed terminem zarezerwowanej uprzedni wizyty, w miarę wolnych miejsc. W przypadku gdy dostępne terminy wizyt nie będą odpowiadać Klientowi, który nie dokona wyboru żadnego z tych terminów, wizyta winna ulec odwołaniu przez Klienta. W przypadku zmiany terminu wizyty, wniesiona przez Klienta opłata zostaje zaliczona na poczet opłaty za nową wizytę.
UWAGI, REKLAMACJE. Uwagi i reklamacje co do jakości i sposobu świadczonych przez Gabinet usług należy zgłaszać na adres mailowy Gabinetu kontakt@synaptio.pl lub pisemnie na adres: ul. Henryka Wieniawskiego 60, 31-436 Kraków. Zaleca się zgłoszenie uwagi w terminie czternastu dni od dnia zdarzenia, którego dotyczy; zgłoszenie po tym terminie nie pozbawia Klienta przysługujących mu uprawnień. W zgłoszeniu należy podać dane osoby zgłaszającej (imię, nazwisko, adres korespondencyjny i mailowy), opis zdarzenia, ewentualne żądania oraz nazwisko świadczącego usługę psychologa. Gabinet odpowiada na zgłoszenie w terminie czternastu dni od dnia jego otrzymania, na podany adres mailowy.
DANE OSOBOWE. Administratorem danych osobowych Klienta przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonywaniem zawartej z nim umowy jest firma Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Henryka Wieniawskiego 60, 31-436 Kraków, NIP 6762727560, REGON 545691686. Dane przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), prezentacji rezerwacji w systemie rezerwacji wizyt oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane wytworzone w związku z realizacją umowy przechowywane są przez okres wykonywania usług, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń; w przypadku osób małoletnich okres ten liczony jest zgodnie z art. 442(1) § 4 Kodeksu cywilnego. Klientowi przysługuje prawo dostępu do dotyczących go danych, do ich sprostowania, do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych, prawo cofnięcia zgody w zakresie, w jakim stanowi ona podstawę przetwarzania, oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jest jednak warunkiem zawarcia i wykonywania umowy.
OBOWIĄZYWANIE REGULAMINU. ZMIANY. Regulamin obowiązuje od dnia zamieszczenia go na stronie internetowej synaptio.pl Gabinetu. Niezależnie od powyższego Regulamin, podobnie jak Zasady Polityki Prywatności oraz Standardy Ochrony Małoletnich prezentowany jest w formie wydruku w każdym z pomieszczeń, w którym prowadzone są spotkania, terapie, wizyty.
Gabinet zastrzega prawo do dokonywania zmian treści Regulaminu, dokonywanych z czternastodniowym wyprzedzeniem, poprzez zamieszczenie stosownej informacji o zmienionych zapisach na stronie internetowej Gabinetu synaptio.pl. Zmiana Regulaminu obowiązuje od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Regulaminu uwzględniającego zmienione zapisy.
Korzystanie z oferowanych przez Gabinet usług jest równoznaczne z akceptacją treści Regulaminu Świadczenia Usług Psychologicznych oraz zasad Polityki Prywatności.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE. W sprawach nieuregulowanych treścią niniejszego Regulaminu znajdują zastosowanie bezwzględnie obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa polskiego, a w szczególności: ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
W przypadku ewentualnych sporów powstałych w związku z wykonywaniem przez Gabinet świadczeń, jak też sporów pozostających w jakimkolwiek związku z wykonywanie zapisów niniejszego Regulaminu, Sądem właściwym dla ich rozstrzygnięcia będzie Sąd właściwy ze względu na siedzibę świadczącej usługę firmy Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin.