Dokumenty

Polityka prywatności

Kraków, 29 września 2026 r. · Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin

Wprowadzenie

  1. Niniejszy dokument jest zbiorem zasad regulujących zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie oraz ochronę Danych Osobowych Klientów Firmy Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin.
  2. Zadaniem Polityki Prywatności jest zapoznanie Klientów korzystających ze stron internetowych synaptio.pl pl o rodzaju, zakresie zbieranych Danych Osobowych Klientów, sposobie ich przechowywania i zabezpieczeniu, wykorzystania, a także przysługujących Klientom prawach. Polityka Prywatności jest dostępna na stronie synaptio.pl; jej zapis w formacie PDF udostępniamy na życzenie — prośba na adres kontakt@synaptio.pl
  3. Polityka Prywatności została opracowana z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, z 4 maja 2016 r.
  4. Podmiotem odpowiedzialnym za ustalenie, wdrożenie oraz stosowanie Polityki Prywatności jest Administrator – Łukasz Kacwin, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin.

Definicje

  1. ADMINISTRATOR – Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Firma: Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin, adres: ul. Henryka Wieniawskiego 60, 31-436 Kraków Kraków, ul. Henryka Wieniawskiego 60, NIP 6762727560, REGON 545691686, będąca równocześnie Administratorem strony internetowej www.synaptio.pl.
  2. DANE OSOBOWE – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej korzystającej ze strony internetowej oraz usług Administratora.
  3. Dane Zwykłe – podstawowe dane identyfikujące osobę fizyczną, jak nazwisko, adres, adres e-mail, nr telefonu, nr dowodu osobistego.
  4. Dane Wrażliwe – dane określone w art. 9. ust. 1 RODO, w tym: dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, podglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
  5. OSOBA – osobę fizyczną, której dane dotyczą.
  6. KLIENT – osoba fizyczna korzystająca za pośrednictwem Serwisu ze świadczeń oferowanych przez Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin.
  7. Eksport Danych - przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  8. RCPD - Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
  9. COOKIES/PLIKI COOKIES – dane informatyczne postaci plików tekstowych, zapisywanych i przechowywanych na urządzeniach komunikacji elektronicznej (np. komputer, tablet) oraz na telefonie GSM, za pośrednictwem których następuje korzystanie ze stron internetowych (i usług) Administratora.
  10. PROFILOWANIE – przetwarzanie Danych Osobowych celem oceny niektórych czynników osobowych Klienta, w szczególności dokonywane dla potrzeb analizy lub prognozy aspektów dotyczących jego osobistych preferencji, zainteresowań, zachowania oraz lokalizacji lub przemieszczania się, a także oceny efektów pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia.
  11. PRZETWARZANIE – pobieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie informacji zawartych w Danych Osobowych.
  12. PODMIOT PRZETWARZAJACY – zewnętrzna jednostka organizacyjna, a także osoba fizyczna lub prawna, z którymi Firma Gabinety Psychologiczne Łukasz Kacwin zawarła umowę w zakresie sporządzania opinii psychologicznych lub prowadzenia terapii z jednoczesnym dostępem do danych osobowych.
  13. SERWIS – strony internetowe Administratora: www.synaptio.pl oraz www.muzykoterapiakrakow.pl
  14. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016.
  15. ZGODA – dobrowolne, świadome i jednoznaczne wyrażenie woli konkretnej osoby fizycznej, wyrażające zezwolenie na przetwarzanie jej Danych Osobowych, zarówno w formie oświadczenia, jak i w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie konkretnych czynności.

Dane osobowe

  1. Dane Osobowe są przetwarzane przez Administratora, po dobrowolnym i świadomym ich podaniu (przekazaniu) przez Klienta.
  2. Dla skorzystania z oferowanych przez Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin usług (np. zamówienia wizyty), koniecznym jest podanie w Formularzu Kontaktowym Klienta podstawowych Danych Osobowych osoby zamawiającej świadczenie, jak: imienia i nazwiska, adresu, adresu e-mail, nr telefonu, a w przypadku świadczeń zamawianych dla osób nieposiadających pełnej zdolności do czynności prawnych, również danych tej osoby. Formularz Kontaktowy znajduje się na stronie synaptio.pl w zakładce Kontakt oraz w formularzu rezerwacji wizyty
  3. Wskazane w pkt. 2 dane konieczne są dla skutecznego zamówienia świadczenia, potwierdzenia jego przyjęcia przez Administratora, a także dokonania zmiany terminu świadczenia lub jego odwołania.
  4. Administrator przetwarza Dane Wrażliwe po udzieleniu świadomej i dobrowolnej zgody Klienta, która jest wyrażana poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji (okienka) wyboru (checkbox) na Formularzu oraz aktywowaniu przycisku zatwierdzającego wysłanie komunikatu - oznaczonego jako „wyślij”, na stronie www.synaptio.pl, dla potrzeb zamówienia świadczenia (np. wizyty), do zadawania pytań oraz do ewentualnego kontaktu Administratora z Użytkownikiem.

Rejestr czynności przetwarzania danych (RCPD)

  1. Firma Gabinety Psychologiczne Łukasz Kacwin prowadzą prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (RCPD), w ramach którego inwentaryzuje i monitoruje przetwarzanie danych. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą uznano za czynność odrębną dla potrzeb Rejestru, odnotowywana jest: nazwę czynności, cel przetwarzania, opis kategorii osób, opis kategorii danych, podstawę prawną przetwarzania, opis kategorii odbiorców danych, informacja o przekazaniu danych do kraju trzeciego bądź organizacji międzynarodowej, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
  2. Firma Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin (dalej Gabinet) spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę i realizację ich praw. Gabinet przekazuje osobom uprawnionym wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz sygnalizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków. Gabinet zarządza zgodami w celu rejestracji i weryfikacji posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e-mail, telefon, sms, inne) oraz rejestracji odnowy zgody, cofnięcia zgody, czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.), – Gabinet zawiadamia zainteresowanych o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby. Gabinet po zidentyfikowaniu naruszenia, zgłasza ten fakt organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin od chwili stwierdzenia naruszenia.
  3. Gabinet nie przetwarza danych osobowych osób w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Eksport danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie w zakresie opisanym w części „Rozmowy online (Google Meet)”.

Rozmowy online (Google Meet)

  1. Bezpłatna konsultacja wstępna i inne rozmowy online odbywają się przez Google Meet, w ramach usługi Google Workspace. Dostawcą usługi jest spółka z grupy Google z siedzibą w Irlandii, która przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (Cloud Data Processing Addendum).
  2. Przetwarzane są: imię lub nazwa wyświetlana uczestnika, adres e-mail (gdy uczestnik korzysta z konta Google), adres IP i dane techniczne połączenia oraz treść rozmowy przekazywana w czasie rzeczywistym. Rozmowy nie są nagrywane. W kalendarzu specjalisty zapisywana jest wyłącznie nazwa usługi i godzina, bez danych Klienta.
  3. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych.

Ankieta przed pierwszą konsultacją

  1. Kilka dni przed pierwszą konsultacją psychologiczną Administrator wysyła w wiadomości przygotowującej do wizyty link do krótkiej ankiety. Wypełnienie ankiety jest dobrowolne — można ją pominąć w całości albo odpowiedzieć tylko na wybrane pytania.
  2. Ankieta służy przygotowaniu specjalisty do konsultacji. Mogą się w niej znaleźć informacje o zdrowiu i funkcjonowaniu dziecka, które Administrator przetwarza na podstawie wyraźnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego wyrażonej przy rezerwacji wizyty (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@synaptio.pl; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
  3. Odpowiedzi są przechowywane w postaci zaszyfrowanej; dostęp do nich ma specjalista prowadzący konsultację oraz Administrator. Po wysłaniu ankiety specjalista i Administrator otrzymują powiadomienie e-mail, które nie zawiera treści odpowiedzi. Odpowiedzi nie są przesyłane pocztą elektroniczną ani wykorzystywane do statystyk.
  4. Wypełniona ankieta jest częścią dokumentacji konsultacji i jest przechowywana razem z nią: do końca roku, w którym dziecko kończy 18 lat, i przez kolejne 5 lat. Niewykorzystany link do ankiety jest usuwany dwa dni po terminie wizyty.

Ankieta przed terapią grupową z wykorzystaniem muzyki

  1. Po zapisie na listę oczekujących na terapię grupową z wykorzystaniem muzyki Administrator wysyła na podany adres e-mail link do ankiety. Wypełnienie ankiety jest dobrowolne, a każde pytanie można pominąć.
  2. Ankieta służy ocenie, czy zajęcia w grupie są dla dziecka odpowiednie, oraz bezpiecznemu przygotowaniu zajęć. Mogą się w niej znaleźć informacje o zdrowiu dziecka (np. choroby, diagnozy, wrażliwość na dźwięki), które Administrator przetwarza wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), wyrażonej w ankiecie osobnym polem. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@synaptio.pl; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
  3. Odpowiedzi są przechowywane w postaci zaszyfrowanej; dostęp do nich ma osoba prowadząca zajęcia oraz Administrator. Odpowiedzi nie są przesyłane pocztą elektroniczną ani wykorzystywane do statystyk.
  4. O tym, czy grupa jest dla dziecka odpowiednia, decyduje osoba prowadząca zajęcia po zapoznaniu się z odpowiedziami — decyzja nie zapada w sposób zautomatyzowany. Jeśli zajęcia w grupie nie są dla dziecka dobrym wyborem, Administrator kontaktuje się z rodzicem i proponuje inną formę wsparcia.
  5. Jeśli dziecko nie dołączy do grupy w ciągu 12 miesięcy od wypełnienia ankiety (albo od zapisu, gdy ankieta nie została wypełniona), ankieta jest usuwana. Jeśli dołączy — ankieta jest przechowywana razem z dokumentacją zajęć: do końca roku, w którym dziecko kończy 18 lat, i przez kolejne 5 lat.

Lista oczekujących

  1. Zapis na listę oczekujących (na stronie Serwisu albo na stronie muzykoterapiakrakow.pl) obejmuje imię, adres e-mail, wiek dziecka i wybrany temat zajęć. Dane służą do poinformowania o zapisach i do doboru grupy według wieku.
  2. Podstawą przetwarzania jest zgoda wyrażona przez wysłanie formularza (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@synaptio.pl — wpis zostanie usunięty z listy.
  3. Wpis jest usuwany automatycznie po 24 miesiącach od zapisu. Adres IP nie jest zapisywany; do ochrony formularza przed nadużyciami służy jego skrót, z którego nie da się odtworzyć adresu.

Cele przetwarzania danych osobowych

  1. Dane Osobowe Klientów są przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, które polegają na oferowaniu Klientom usług, a także prowadzeniu działań marketingowych, statystycznych.
  2. Przetwarzanie Danych Osobowych Wrażliwych odbywa się każdorazowo na podstawie świadomej i dobrowolnej zgody Klienta (Użytkownika).
  3. Dane Osobowe Klientów będą wykorzystywane przez Administratora w celach:
    1. wzajemnego kontaktowania się w zakresie oferowanych przez Administratora za pośrednictwem Serwisu świadczeń;
    2. dostosowania zawartości serwisu do indywidualnych preferencji i potrzeb Klienta, w szczególności pozwalają odpowiednio wyświetlić strony Serwisu
    3. utrzymania sesji Klienta,
    4. przekazywania informacji marketingowych oraz handlowych, np. w formie newslettera, oferty, e-maila lub kontaktu telefonicznego.
  4. Dane Osobowe Wrażliwe będą przetwarzane w celu wzajemnego kontaktowania się Klienta z Administratorem w zakresie działalności z zakresu psychoterapii.

Podstawy ochrony danych osobowych

Gabinet zbiera, przechowuje oraz przetwarza Dane Osobowe zgodnie z zasadami obowiązującego prawa, przy zapewnieniu należytego poziomu zabezpieczenia tych danych przed utratą lub nieuprawnionym dostępem, a także przy respektowaniu przysługujących Klientom (Użytkownikom) praw – w sposób dla nich czytelny, w niezbędnym zakresie i w konkretnych celach, a także nie dłużej, niż wymagają tego obowiązujące przepisy prawa czy potrzeba ochrony praw Administratora lub Klienta (Użytkownika).

Prawa klientów

  1. Każdy Klient (Użytkownik) ma dostęp do treści dotyczących go Danych Osobowych przetwarzanych przez Administratora w związku z działaniem Serwisu. Klient ma także prawo do żądania ich poprawiania, uzupełniania i aktualizowania oraz do żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także do sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora i wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  2. Klient w celu realizacji swoich praw może kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@synaptio.pl lub nr telefonu 690 640 845
  3. Klient ma prawo do uzyskania kopii Danych Osobowych przechowywanych przez Administratora.
  4. Administrator zastrzega, że może odmówić usunięcia Danych Osobowych Klienta w przypadku konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony przysługujących mu przeciwko Klientowi roszczeń lub jeżeli przepisy prawa polskiego lub unijnego obligują lub upoważniają Administratora do zatrzymania Danych.
  5. Administrator ma prawo udostępniać Dane Osobowe Klienta podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa polskiego lub unijnego.
  6. Klient, którego Dane Osobowe dotyczą, ma prawo otrzymać - w powszechnie używanym formacie zapisu – dotyczącego go Dane Osobowe, które przekazał Administratorowi oraz ma prawo przesłać te Dane Osobowe innemu Administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te Dane.

Pliki cookies i statystyki odwiedzin

  1. Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania. Po zalogowaniu do panelu „Moje wizyty” zapisywany jest plik cookie sesji, ważny 30 dni albo do wylogowania; osobom obsługującym Serwis — pliki cookies logowania do panelu administracyjnego. Takie pliki nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).
  2. Formularz rezerwacji może przechowywać wpisane dane w pamięci sesji przeglądarki wyłącznie na czas rezerwacji, żeby nie trzeba było wpisywać ich ponownie. Dane znikają po zamknięciu karty przeglądarki.
  3. Statystyki odwiedzin zbiera narzędzie Umami, uruchomione na serwerze wynajmowanym przez Administratora w Unii Europejskiej. Umami nie używa plików cookies, nie tworzy profili, nie łączy danych z innymi serwisami i nie przekazuje ich nikomu. Zapisywane są: odwiedzona strona, strona, z której nastąpiło przejście, rodzaj urządzenia, przeglądarka, system operacyjny i przybliżona lokalizacja (kraj, region, miasto). Adres IP służy wyłącznie do ustalenia lokalizacji i nie jest zapisywany. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora — ocena, które treści Serwisu są przydatne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane statystyczne są przechowywane nie dłużej niż 2 lata.
  4. Przy rezerwacji wizyty zapisujemy, skąd rezerwacja została złożona: ścieżkę strony Serwisu, na której Klient rezerwuje (bez dalszej części adresu), domenę strony, z której Klient przeszedł (dla stron Serwisu — także ścieżkę), parametry kampanii z adresu (UTM) oraz informację, czy przejście nastąpiło z reklamy. Nie używamy do tego plików cookies ani pamięci przeglądarki, a identyfikatora kliknięcia w reklamę nie zapisujemy. Informacje te są powiązane z rezerwacją, nie służą do profilowania ani oceny Klienta i służą wyłącznie ustaleniu, które kanały prowadzą do rezerwacji. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przechowujemy je przez 24 miesiące od rezerwacji.
  5. Klient może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec zliczania odwiedzin lub zapisu źródła rezerwacji, pisząc na kontakt@synaptio.pl; zliczanie odwiedzin można też zablokować w przeglądarce, blokując skrypty z adresu stats.synaptio.pl.
  6. Serwis nie stosuje profilowania, nie wyświetla reklam i nie korzysta z wtyczek serwisów społecznościowych (np. Facebook).
  7. Pliki cookies można usunąć i zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie pliku sesji uniemożliwi zalogowanie do panelu „Moje wizyty”.

Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Firma Gabinety Psychologiczne SYNAPTIO Łukasz Kacwin dla zapewnienia należytego zabezpieczenia gromadzonych i przechowanych Danych Osobowych Klientów dokonuje w szczególności:
    1. cyklicznego (corocznego) przeglądu danych w ich zakresie rozmiaru ich przetwarzania, zważywszy na cel, dla którego przetwarzanie to ma miejsce;
    2. analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych osobowych;
    3. inwentaryzowania danych;
    4. wprowadza niezbędne – z uwagi na wyniki przeglądów – nowe rozwiązania informatyczne w zakresie ochrony zgromadzonych danych.
  2. Wszelkie zgromadzone w Serwisie automatycznie informacje o Kliencie oraz podane przez niego dobrowolnie dane nie są udostępniane osobom trzecim bez zgody Klienta, za wyjątkiem przypadków wyraźnie wskazanych w niniejszym dokumencie oraz przypadków, gdy ujawnienie tych danych będzie następować na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  3. Dla zabezpieczenia Danych Osobowych Klientów w Serwisie zastosowano szyfrowanie danych dla zapewnienia ich bezpiecznej transmisji. Stosowanym protokołem szyfrowania jest TLS w wersji 1.2 lub nowszej. Dla sprawdzenia szyfrowania transmisji danych w czasie korzystania z Serwisu należy sprawdzić, czy po lewej stronie paska okna przeglądarki widoczna jest ikonka zamkniętej kłódki. Jeśli jest, oznacza to, że Dane Osobowe Klienta objęte są szyfrowaniem.
  4. Dane Osobowe są przetwarzane z uwzględnieniem zasady: rozliczalności, adekwatności oraz rzetelności.
  5. Serwis strony nie oferuje usług przeznaczonych dla dzieci poniżej 13 roku życia ani nie gromadzi, ani nie przechowuje w sposób świadomy Danych Osobowych dzieci poniżej 13 roku życia. Jeżeli Administrator pozyska informacje, że Dane Osobowe pochodzą od dziecka poniżej 13 roku życia, podejmie kroki w celu uzyskania zgody rodzica na przetwarzanie lub usunięcie takich Danych Osobowych.
  6. Wszystkie zgromadzone Dane Osobowe będą przechowywane przez ograniczony okres, odpowiednio do celu takiego gromadzenia Danych Osobowych, oraz nie dłużej niż przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.

Kontakt

Klient w celu realizacji swoich praw może kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@synaptio.pl lub nr telefonu: 690 640 845